■概要
フォームへの回答データを手作業でMicrosoft Excelに転記し、都度グラフを更新するのは手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか？特に定期的な報告資料作成などで、同様の作業を繰り返している場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でMicrosoft Excelにデータが追加され、グラフもリアルタイムに更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答データをMicrosoft Excelへ手作業で入力し、グラフを更新している方
- データ入力やグラフ更新作業に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
- 手作業によるデータ転記ミスやグラフの更新漏れを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後、Microsoft Excelへのデータ追加とグラフ更新が自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務へ注力できます。
- 手作業によるデータ入力の誤りや、グラフ更新時の設定ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして「フォームトリガー機能」の「フォームトリガー」を設定し、指定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 最後に、オペレーションとして「Microsoft Excel」の「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答データを指定のExcelファイルに追加します。これにより、Excel上のグラフも自動で更新されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、Excelシート内の特定の列に対して、フォームから取得したどのデータを割り当てるか、動的な値としてヘッダーと結びつける設定が可能です。
- また、特定の列には常に同じ情報を入力したい場合、固定値を設定することもできます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
- 事前に、Microsoft Excelのグラフの計算方式を「自動」に設定しておいてください。
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