Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する

■概要

Salesforceに新しい顧客情報や取引先情報が登録されるたびに、手作業でGoogle Workspaceに新しいユーザーアカウントを作成していませんか？
このような繰り返し作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトへのレコード追加をトリガーとして、Google Workspaceへのユーザー追加を自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGoogle Workspaceを利用し、アカウント管理を手作業で行っている情報システム担当者の方
• メンバーが増えるたびに行うSaaSのアカウント発行業務の効率化を目指しているチームリーダーの方
• 手作業による情報登録のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのデータ登録後、Google Workspaceへのユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるアカウント情報の転記ミスや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なユーザー管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceおよびGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報に基づいて新しいユーザーを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、連携に必要なフィールドの項目名、そしてSalesforceのマイドメインURLを任意で設定してください。
• Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
• Google Workspaceのオペレーション「新規ユーザーを追加」では、作成するユーザーの氏名、初回ログイン時のデフォルトパスワード、およびログイン時にパスワード変更を強制するかどうかといった項目を任意で設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforce、Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。