Typeformでフォームが送信されたらレスポンスを検索し、過去に回答されていたらGmailを送信する

■概要

Typeformで集めたアンケートやお問い合わせに対し、過去の回答者かどうかを手作業で確認するのは手間がかかりませんか。特に、リピーターへの個別フォローを手動で行うと、対応の遅れや漏れが発生しがちです。このワークフローは、TypeformのAPI連携を活用することで、フォームが送信された際に自動で過去の回答履歴を検索し、該当者へGmailでフォローアップメールを送信します。面倒な確認作業から解放され、迅速かつ丁寧な顧客対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformを活用した顧客アプローチを、手作業で行っているマーケティング担当者の方
• TypeformのAPIを利用して、より高度なフォーム連携の自動化を実現したい方
• フォーム回答者へのフォローアップ対応に時間がかかり、本来の業務を圧迫している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに過去の回答履歴の検索からメール送信までを自動化するため、手作業による対応時間を短縮することができます。
• 手作業による確認漏れや、誤った相手へのメール送信といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」を設定し、後段のGmailで送信するメールの本文などを作成します。
4. オペレーションでTypeformの「レスポンスを検索」アクションを設定し、フォームから送信された情報をもとに過去の回答履歴を検索します。
5. 次に、分岐機能を用いて、レスポンスの検索結果（過去の回答があったかどうか）に応じて処理を分岐させます。
6. 最後に、過去の回答があった場合にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、対象者へメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定することが可能です。
• メールの本文や件名は、固定の文章を設定するだけでなく、Typeformの回答内容といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることもできます。

■注意事項

• Typeform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Typeformのアウトプットの追加方法は下記を参考にしてください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。