Google DriveにアップロードされたJPGをPDFに変換して、Boxに格納する

■概要

請求書や報告書など、JPG形式の画像ファイルを業務で受け取る機会は多いものの、提出や保管のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業によるJPGからPDFへの変換は、ファイル数が増えるほど時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Google DriveにJPGファイルをアップロードするだけで、PDFへの変換からBoxへの格納までを自動で完結させ、ファイル変換に関わる業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するJPGからPDFへの変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
• Google DriveとBoxを利用しており、ファイル形式の変換や移動を手作業で行っている方
• 手作業によるファイル変換での保存先の間違いや、変換漏れなどのミスをなくしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにJPGファイルをアップロードするだけで、PDF変換からBoxへの格納までが完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル変換から格納までを自動化することで、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Box、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したJPGファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、ダウンロードした画像からPDF形式のファイルを作成します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、生成したPDFファイルを格納するフォルダを、任意のコンテンツIDで指定することが可能です。これにより、プロジェクトごとや日付ごとなど、管理ルールに合わせたフォルダへ自動で整理できます。

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■注意事項

• Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。