■概要
取引先や社内の担当者からOutlookで受信したPDF資料の内容を編集したい時、手作業でWordファイルに変換する手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で変換し、保存する作業は時間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、Outlookで特定のPDFファイル付きメールを受信するだけで、CloudConvertでPDFからWordへの変換を行った後、指定のOneDriveフォルダに保存します。この一連の定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するPDFからWordへの変換作業に、多くの時間を費やしている方
- Outlookで受け取った契約書や請求書などのPDFファイルを、編集可能な形式で管理したい方
- 手作業によるファイルの変換ミスや、OneDriveへの保存忘れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、PDFからWordへのファイル変換と保存が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます
- ファイルのダウンロード忘れや変換形式の間違い、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、CloudConvert、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローボットが起動する条件を定めます
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします
- 添付されているPDFファイルの情報を取得し、ダウンロードします
- CloudConvertにファイルをアップロードし、Word形式への変換タスクを実行します
- 変換されたファイルをCloudConvertからダウンロードします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のWordファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます
- CloudConvertでの変換処理では、docxなどWordの出力形式を選択したり、変換後のファイル名を任意の内容に変更したりすることが可能です
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダやファイル名を業務に応じて自由に指定することができます
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
