Googleフォームから動画ファイルが送信されたら、RPAでMP3に変換しDropboxに格納する

‍■概要

ウェビナーや会議の録画など、動画ファイルを音声コンテンツとして再利用したいものの、手作業での変換に手間を感じることはありませんか。毎回オンラインツールを使って動画からMP3へ変換し、ファイルを整理・格納する作業は、時間もかかり他の業務を圧迫しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに動画ファイルを送信するだけで、RPAが変換作業を行いDropboxへ自動で格納するため、こうした一連の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に動画からMP3への変換を手作業で行っている方
• Googleフォームで収集した動画ファイルの変換や管理に非効率を感じている方
• 動画コンテンツの音声部分をチームで共有し、二次活用を円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、MP3への変換から格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作がなくなるため、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から動画ファイルを指定します。
4. オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでMP3への変換処理を実行させます。
5. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Dropboxに保存するファイル名を生成します。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・生成したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、動画ファイルのアップロードを受け付ける任意のフォームを指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームの回答に含まれるファイルIDを変数として設定することで、送信されたファイルを動的に処理できます。
• RPA機能の設定では、MP3変換に利用したいWebサイトのURLや操作手順を自由にカスタマイズすることが可能です。
• AI機能によるテキスト生成では、ファイル名を生成するためのプロンプトを自由に作成でき、フォームの回答内容などを変数として組み込むこともできます。
• Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名などを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて任意に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、DropboxとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。