■概要

Gmailに届く請求書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードしてフォルダ分けしていませんか？特定の規則に沿ったファイル名の整理も、手作業では手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Google Driveへ自動で専用フォルダを作成し、添付ファイルを格納できます。これにより、ファイル整理にかかる工数を削減し、業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルの管理に手間を感じている方
• ファイル名の整理やフォルダ分けに明確な規則を設け、効率化したい方
• Google Driveを活用したファイル管理業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からフォルダ作成、ファイル格納までが自動化され、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます
• 手作業によるフォルダの作成ミスやファイルの格納漏れを防ぎ、規則に沿った正確なファイル管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションでAI機能を使い、メール本文からフォルダ名などに必要な情報を抽出します
4. 次に、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで、抽出した情報をもとにフォルダが存在するか確認します
5. 分岐機能を使い、フォルダが存在しない場合にGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションが実行されるよう設定します
6. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、該当フォルダに添付ファイルを格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成する際、フォルダ名にメールの件名やAIで抽出した取引先名など、前のステップで取得した情報を動的に設定することが可能です
• Google Driveにファイルをアップロードする際も同様に、ファイル名に受信日時や取引先名などの動的な情報を含めることで、より規則的なファイル名の整理ができます

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。