■概要
Boxに保存した見積書の内容を、手作業でSalesforceの商談情報に転記する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Boxの特定フォルダに見積書がアップロードされると、AI（OCR）が自動でファイル内の金額情報を読み取り、Salesforceの該当する商談レコードを更新します。データ入力に関わる手作業をなくし、営業活動の効率化を実現するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforce間での見積書情報の転記作業に、手間や時間をかけている営業担当者の方
- 手入力による商談情報の更新ミスを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに見積書をアップロードするだけでSalesforceの商談情報が自動更新されるため、データ入力の手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
- AIが自動で金額を読み取り更新するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、営業データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた見積書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから金額などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」を設定し、ファイル名などから更新対象の商談レコードを特定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」を設定し、抽出した金額情報で対象の商談を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動するきっかけとなるフォルダを任意で設定できます。例えば「最終見積書」フォルダなど、特定のフォルダを指定してください。
- AI機能（OCR）のアクションでは、見積書内のどの項目の文字を抽出するかを任意で設定できます。金額だけでなく、見積番号や日付などを抽出対象に追加することも可能です。また、使用するAIモデルや言語も選択できます。
■注意事項
- Box、SalesforceとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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