クラウドサインで契約が完了したら合意締結証明書をSalesforceのレコードに紐付ける

■概要

クラウドサインで契約が完了するたびに、合意締結証明書をダウンロードしてSalesforceの該当レコードに手作業で添付していませんか。この一連の作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、添付漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をトリガーに、合意締結証明書をSalesforceの関連レコードへ自動で紐付けられるため、手作業による契約管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとSalesforce間の情報連携を手作業で行っている契約管理担当者の方
• 契約に関する重要書類の添付漏れといったヒューマンエラーのリスクをなくしたい方
• 定型的なバックオフィス業務を自動化し、営業活動などコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 契約締結からSalesforceへの書類添付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務の生産性を高めます。
• システムが正確に処理を行うため、証明書のダウンロード忘れや、誤ったレコードへの添付といった人為的なミスを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「合意締結証明書の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の証明書を取得します。
4. Salesforceの「レコードを取得する」アクションで、証明書を紐付けたい対象のレコードを特定します。
5. 最後に、取得した証明書をSalesforceにアップロードし、特定したレコードに紐付けるため、「レコードと紐付けるファイルをアップロード」「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」「ファイルとレコードを紐付ける」のアクションを順に設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• クラウドサインのトリガーでは、契約完了をチェックする頻度（起動間隔）を任意で指定してください。
• 合意締結証明書を取得するアクションでは、トリガーで取得した書類IDを動的に設定します。
• Salesforceでレコードを取得する際、利用している環境のマイドメインURLや、取引先・商談といった対象オブジェクトのAPI参照名を指定してください。
• Salesforceへファイルをアップロードする際、マイドメインURL、任意のファイル名、添付方法、そしてアップロードするファイルデータをそれぞれ指定します。
• アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得するアクションでは、前のステップで取得したコンテンツバージョンIDやマイドメインURLを設定します。
• ファイルとレコードを紐付けるアクションで、取得したコンテンツIDとレコードID、ファイルの公開範囲、マイドメインURLをそれぞれ指定します。

■注意事項

• クラウドサインとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。