指定日時にMicrosoft SharePointのリストのデータを集計し、Outlookで通知する

■概要

日々の業務でMicrosoft SharePointのリストに蓄積されるデータを、定期的に集計しOutlookで関係者に通知する作業は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか？
特に手作業での集計やメール作成は、他の重要な業務を圧迫する要因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft SharePointのリスト情報を自動で集計し、Outlook経由で通知する一連の処理を自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointのリストデータを定期的に手動で集計し、Outlookで報告している方
• 手作業によるデータ集計や通知作業でのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• 定型的な報告業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでMicrosoft SharePointのデータ集計からOutlookでの通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による集計ミスやメール作成時の宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft SharePointアカウントとOutlookアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「特定のリストの情報を取得」アクションで集計対象のリスト情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで取得したデータを計算しやすいように整形します。
5. さらに、オペレーションでデータ操作・変換機能を選択し、「計算（四則演算）」アクションで整形したデータをもとに必要な集計処理を行います。
6. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで集計結果を指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）を指定してください。
• Microsoft SharePointの「特定のリストの情報を取得」アクションでは、実際に情報を取得したいサイトIDおよびリストIDを、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
• テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションでは、生成したいテキストの文字数に応じたアクションの選択、処理内容を指示するプロンプト、そして出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、そして本文の内容（集計結果をどのように記載するかなど）を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft SharePointから複数行の値を一覧で取得する方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443