■概要
Googleフォームで収集したデータをMicrosoft Excelの集計用シートに手作業で転記するのは、手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。特に回答数が多い場合や、特定の条件に合致するデータのみを抽出したい場合は、さらに作業が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定条件に合致したデータのみをMicrosoft Excelの指定シートへ自動で追加でき、こうした課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携させ、データ集計の手間を省きたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや漏れを防ぎたい、業務効率化担当者の方
- 特定の条件を満たすフォーム回答のみを、効率的にMicrosoft Excelで管理したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基に、条件に合うデータが自動でMicrosoft Excelに追加されるため、データ転記作業にかかっていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業による転記ミスや、条件分岐の判断ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「コマンドオペレーション」を設定します。ここで、Microsoft Excelに追加したいデータの条件（例：特定の回答内容が含まれる場合など）を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、Googleフォームから取得したどの情報を、Microsoft Excelのどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Googleフォームの回答項目や内容に基づいて、後続のMicrosoft Excelへの処理を実行する条件を細かく設定できます。例えば、「特定の選択肢が選ばれた場合のみ」や「特定の値以上の場合のみ」といった条件分岐が可能です。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのファイルやシートにデータを追加するかを指定するだけでなく、Googleフォームから取得した値をそのまま転記するだけでなく、固定のテキストや数式と組み合わせてセルに入力するなどのカスタマイズも行えます。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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