Zoho Formsから送信された内容を元にAIでプレスリリースを作成し、Gmailで通知する

■概要

プレスリリースの作成は広報活動において重要ですが、フォームからの情報を基に都度作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な情報発信が求められる中で、手作業による作成時間のロスや、内容の抜け漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに新しい情報が送信された際に、その内容を元にAIが自動でプレスリリースのドラフトを作成し、Gmailで担当者に通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで送信した情報を元にしたプレスリリース作成を効率化したい広報担当者の方
• AIを活用して定型的な文章作成業務を自動化し、クリエイティブな業務に集中したい方
• 手作業による情報伝達の遅延やミスを減らし、迅速な情報共有を実現したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへのフォーム送信をトリガーに、AIによるプレスリリース作成からGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記やプレスリリース作成時のヒューマンエラーのリスクを軽減し、より正確な情報発信に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoho Formsから取得した情報を活用してプレスリリースを作成するようプロンプトを記述します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたプレスリリースの内容を記載したメールを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Formsのトリガー設定では、プレスリリース作成の送信元となるフォームを任意で指定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、プレスリリースのトーン＆マナーや盛り込みたい要素に合わせてプロンプトを自由にカスタマイズできます。Zoho Formsから取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことや、生成する言語を指定することも可能です。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの件名や本文に、AIが生成したプレスリリースの内容やZoho Formsからの情報を変数として挿入できます。また、固定の文言を追加したり、通知先のメールアドレスを任意で設定したりすることも可能です。

■注意事項

• Zoho Forms、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708