Googleフォームで会計データが送信されたら、Microsoft Excelに自動追加する

■概要

Googleフォームで収集した会計データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する際、手間や入力ミスにお悩みではないでしょうか。日々の業務で発生するこのようなデータ入力作業は、時間を要する上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Microsoft Excelへ会計データを自動で追加でき、これらの課題解決に貢献し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した会計データをMicrosoft Excelへ手作業で転記している経理担当者の方
• 会計データの入力作業におけるミスや漏れを減らし、データの正確性を向上させたいチームリーダーの方
• 定型的なデータ入力業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに会計データが送信されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、会計データの信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、どのExcelファイルのどのシートに、フォームのどの回答項目をどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションにおいて、Googleフォームから取得したデータだけでなく、固定の値を特定の列に入力するよう設定できます。
• フォームの回答データをそのまま転記するだけでなく、Yoomの機能を利用してテキスト形式の変換や計算処理を加え、その結果をMicrosoft Excelのセルに動的な値として入力することも可能です。
• 例えば、回答日時を自動で記録したり、特定の項目にフラグを立てるなど、運用に合わせた柔軟なカスタマイズが行えます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。