フォームで回答が送信されたら、Microsoft ExcelとAsanaにタスクを追加する

■概要

フォームからの依頼内容をMicrosoft Excelに転記し、さらにAsanaでタスクを作成する、といった定型業務に時間をとられていませんか。手作業でのデータ入力は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、フォームが送信されると自動でMicrosoft ExcelとAsanaへの情報追加を実行するため、AsanaとMicrosoft Excelを用いたタスク管理業務を効率化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Excelを併用し、タスク管理を手作業で行っている方
• フォームからの依頼受付やタスク起票のプロセスを自動化したいと考えている方
• 複数ツールへの情報転記作業による、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にAsanaへのタスク追加とMicrosoft Excelへの記録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、タスク追加用のフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションでフォームの回答内容を記録するように設定します
4. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションでフォームの内容に基づいたタスクを作成するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、ご自身の業務に合わせてタイトルや質問項目を任意で編集してください
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、事前に作成した対象のMicrosoft Excelシートが格納されている場所やファイル、シート名を設定してください
• Asanaの「タスクを追加」アクションでは、プロジェクトや担当者、タスク名などを任意で設定してください。フォームで受け付けた情報をタスク名や詳細に含めることも可能です

■注意事項

• ‍‍Microsoft Excel、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。