Mazricaで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダを作成する

■概要

SFA/CRMであるMazricaに新しい取引先を登録するたび、手作業でMicrosoft SharePointにフォルダを作成する業務は手間がかかるのではないでしょうか。また、フォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaへの取引先登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ取引先名のフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• MazricaとMicrosoft SharePointを利用し、取引先ごとの情報管理を行っている方
• 取引先情報の登録やフォルダ作成といった定型業務に時間を取られている営業担当の方
• 手作業によるデータ管理での入力ミスやフォルダ作成漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaに取引先を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MazricaとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMazricaを選択し、「取引先が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名にMazricaから取得した取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointの「フォルダを作成」アクションで、フォルダを作成したいサイトIDとドライブIDを候補から正確に選択してください。
• 特定の親フォルダ配下に新しいフォルダを作成したい場合は、親フォルダ名や親フォルダのアイテムIDを任意で設定することが可能です。

■注意事項‍

• Mazrica、Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。