メールの受信内容をもとにZendeskにチケットを作成して、Slackに通知する

■概要

メールで受け取った問い合わせを、都度カスタマーサポートツールに手作業で入力し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
この一連の作業は、コピー＆ペーストの繰り返しによる入力ミスや、対応遅延の原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスへの受信をきっかけにZendeskへのチケット作成とSlackへの通知が自動で実行され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールでの問い合わせ対応をZendeskとSlackで行っているカスタマーサポート担当の方
• 手作業でのチケット作成やチームへの共有に手間を感じ、業務を効率化したい方
• 問い合わせ対応の初動を迅速化し、顧客への対応品質向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からZendeskへのチケット作成、Slack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手動での情報転記による入力ミスや、担当者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を取り出します。
4. 次に、オペレーションでZendeskを選択し、「チケットを作成」アクションで、抽出した情報をもとにチケットを作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、担当チャンネルにチケット作成の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーでは、フローを起動させるトリガーとなるYoomの受信用メールアドレスを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、文字数に応じた変換タイプや、抽出対象のテキスト、抽出したい項目を任意で設定してください。
• Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインや、チケットの件名、詳細などを任意で設定してください。
• Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDや、投稿するメッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

• ZendeskとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。