メールの受信内容をもとにZendeskにチケットを作成して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

お客様からのお問い合わせメールを、都度Zendeskに手入力でチケット化し、さらにMicrosoft Teamsで担当者に通知する作業に手間を感じていませんか？
こうした手作業は対応の遅れや転記ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、特定のメールアドレスへの受信をきっかけに、メール内容のZendeskへのチケット作成と、担当チームへのMicrosoft Teams通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受け付けた問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
• Zendeskへのチケット作成やMicrosoft Teamsへの通知を手作業で行っている方
• 問い合わせ対応の初動を迅速化し、サービス品質の向上を目指しているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの内容を自動でZendeskに転記しチケットを作成するため、手作業での入力やコピー＆ペーストに費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れを防ぐことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出します。
4. その後、オペレーションでZendeskを選択し、抽出したデータを用いて「チケットを作成」するアクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、チケット作成を任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーでは、問い合わせの受付窓口として利用するメールアドレスを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、受信メールのフォーマットに応じて、チケット作成に利用したい情報（氏名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定してください。
• Zendeskでチケットを作成する際、ご利用のサブドメインや、チケットの件名・詳細に反映する内容を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送信するチームやチャネル、また通知するメッセージの内容を任意で設定してください。

■注意事項

• ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。