Google Driveで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Google Driveで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに格納した請求書などのファイル情報を、都度Microsoft Excelへ手入力していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルを追加するだけで、OCRがファイル内の日付を読み取り、AIが形式を整え、Microsoft Excelへ自動でレコードを追加します。ファイル管理とデータ入力の連携を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Excelでファイル管理を行っており、手作業での転記に課題を感じている方
- 請求書などのファイルから日付情報を抽出し、Microsoft Excelへ自動でレコード追加をしたいと考えている方
- AIやOCRを活用して、ファイル情報をもとにしたデータ入力業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、日付情報の抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による日付の読み取り間違いや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付情報を任意のフォーマットに整形します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形した日付情報を含むレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の監視対象としたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、追加先のワークシートや、どの列にどの情報を格納するかを任意で設定してください。
- OCR機能で読み取る情報の範囲や、AI機能で変換する日付のフォーマットなども、実際の運用に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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