■概要
Google Driveに保存したファイルから日付情報を取り出し、手作業でMicrosoft Excelに入力し直すのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合や、日付の形式を統一する必要がある場合には、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、ファイル内の日付情報を自動でテキスト変換し、Microsoft Excelにレコードとして追加する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Excel間でファイル情報を手作業で転記している方
- ファイル内の日付情報を手動で確認し、Excelへ入力する作業に時間を要している方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、日付情報の抽出からMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力や日付変換に伴う入力ミスや形式の不統一を防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。
- 続けて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。
- 次に、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 続けて、変換機能の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出した文字情報の中から日付部分を特定し、指定した形式に変換します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換された日付情報を含む必要なデータをExcelシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIで画像・PDFから文字を読み取るオペレーションでは、読み取り対象とするファイルの文字数や、特定のキーワードを含む行のみを抽出するなど、読み取り条件を任意で設定することが可能です。
- 日付・日時形式の変換オペレーションでは、変換元のテキストから日付として認識するパターンや、変換後の日付フォーマット（例：YYYY/MM/DD、MM月DD日など）をユーザーの運用に合わせて細かく指定できます。
■注意事項
- Google DriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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