Gmailで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Gmailで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Gmail
と
OCR
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信する請求書などのファイルの内容を、都度Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？ファイル内の日付形式が異なっていると、手動での修正も必要になり、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailに添付されたファイルからOCRで文字を読み取り、AIが自動で日付情報を適切な形式に変換した上で、Microsoft Excelにレコードを追加する一連の処理を自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届くファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
- PDFや画像ファイルからの文字起こしと転記作業を効率化したいと考えている方
- 異なる日付形式のデータを手動で整形し、管理することに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からMicrosoft Excelへのレコード追加までを自動化できるため、手作業によるデータ入力の時間を短縮します。
- ファイルからの文字の読み取りや日付形式の変換も自動で行うため、手作業で起こりがちな転記ミスや変換エラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、Gmailで受信したファイルを指定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「日付・日時形式の変換」を設定し、OCRで読み取った日付情報を任意の形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、読み取った情報と変換した日付情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのオペレーションを設定する際は、レコードを追加したいMicrosoft Excelファイルと、そのファイルが格納されている保存場所を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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