■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などのファイルから日付情報を確認し、Microsoft Excelへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 特に毎月大量のファイルを処理する場合、その負担は決して小さくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールに添付されたファイルからAIが日付情報を自動で読み取り、指定の形式に変換した上でMicrosoft Excelの表へ新しいレコードとして追加するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの日付情報を手作業でリスト化している方
- Microsoft Excelへのデータ入力作業に多くの時間を費やしている担当者の方
- ファイル処理とデータ入力の自動化で、月次業務などの効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルの日付情報を自動でMicrosoft Excelに記録するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- AIによる文字認識と自動処理により、手作業での日付の読み間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションを設定します。ここで、特定の差出人や件名など、自動処理の対象としたいメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションで「Gmail機能」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーで指定した条件のメールに添付されているファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイル内から日付に関する情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションで「データ変換機能」の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出した日付情報をMicrosoft Excelでの管理に適した形式（例：YYYY/MM/DD）に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft Excel機能」の「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後の日付情報を含む新しい行データを指定したMicrosoft Excelファイルおよびシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelとの連携を設定する際には、ご利用のMicrosoft365アカウントのプランにご注意ください。
- このワークフローでMicrosoft Excelの機能を利用するためには、一般法人向けプラン（例：Microsoft365 Business Standardなど）へのご加入が必要です。
- 家庭向けプランのMicrosoft365アカウントを使用している場合、Yoomとの認証プロセスでエラーが発生し、正常に連携できない可能性がありますので、あらかじめご確認ください。
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