■概要
フォームへの回答があった際に、その内容をMicrosoft Excelで書類として発行し、Boxへ保存する作業は、手作業では手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の回答が連続する場合、これらの作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーとして、Microsoft ExcelでのPDF発行からBoxへの保存までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を手作業でMicrosoft Excelに入力し、PDF化している方
- 作成したPDFファイルを都度手動でBoxの特定フォルダに保存している担当者の方
- 上記のような定型業務の自動化により、作業効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からMicrosoft ExcelでのPDF作成、Boxへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れ、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容を元に、あらかじめ用意したMicrosoft Excelの雛形からPDF書類を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションで、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Microsoft Excelで発行されたPDFファイルを指定のBoxフォルダに自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報に基づき、フォームの質問項目や形式を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelで「書類を発行する」オペレーションでは、使用するMicrosoft Excelの雛形ファイルのIDを指定し、フォームのどの回答をMicrosoft Excelのどこに反映させるかなど、アウトプット項目を用いて詳細なマッピング設定をカスタムしてください。
- Boxへ「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、保存先のフォルダを指定するだけでなく、フォームの回答内容（例えば、氏名や日付など）を組み合わせてファイル名を動的に生成するようにカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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