フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存して、バックアップ用に自動で複製する

■概要

フォームを通じてMicrosoft Excelファイルを受け取る業務は便利ですが、その後のGoogle Driveへの保存やバックアップを手作業で行うのは手間がかかり、時には保存漏れや複製ミスも起こり得るのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したMicrosoft ExcelファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードし、さらにバックアップ用の複製ファイルも自動作成できるため、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったMicrosoft Excelファイルの管理に課題を感じている担当者の方
• Microsoft ExcelとGoogle Drive間で手作業によるファイルの移動や複製を行っている方
• 重要なファイルのバックアップ作業を自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからのファイル受信後、Google Driveへのアップロードと複製が自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
• 手作業によるファイルの保存忘れや誤った場所への保存、バックアップ漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能の「フォームトリガー」を設定し、フォーム送信時にMicrosoft Excelファイルを受け取れるようにします。
3. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受け取ったMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 最後に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、アップロードされたファイルをバックアップ用に複製します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveへファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダIDや、フォームからどのようにファイル情報を取得して添付するかを指定してください。
• Google Driveでファイルを複製する際には、複製元のファイルID、複製後のファイル名、そして複製ファイルを格納するフォルダIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。