■概要
受信したMicrosoft Excelファイルを都度Google Driveへ保存し、さらにバックアップのために複製する作業は、時には保存忘れや誤操作の原因にもなりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたMicrosoft ExcelファイルをGoogle Driveへ自動でアップロードします。
さらに指定したフォルダへ複製するまでの一連の流れを自動化できるため、作業の正確性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取るMicrosoft Excelファイルの管理に多くの時間を費やしている方
- Google Driveへのファイル保存とバックアップ作成を手作業で行っている方
- ファイル管理の自動化により、人的ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで受信したMicrosoft Excelファイルを自動でGoogle Driveに保存し複製するため、手作業による時間と手間を省くことができます。
- ファイルの保存忘れや誤った場所への保存、複製漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle DriveをYoomと連携させます。
- 「メールトリガー機能」を選択し、特定の条件（例：特定の差出人や件名）に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されたMicrosoft Excelファイルを指定のGoogle Driveフォルダに保存します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、アップロードされたファイルをバックアップ用の別のフォルダへ複製します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーで設定する起動条件（特定の差出人メールアドレス、件名に含まれるキーワード、特定のラベルが付いたメールなど）は、実際の業務フローに合わせて細かく指定できます。
- Google Driveへファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名は固定値だけでなく、トリガーで取得した動的な情報を組み込んで設定できます。
- Google Driveでファイルを複製する際も同様に、アップロードしたファイル名や処理日といった変数を用いて、より管理しやすいファイル名を自動で付与できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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