formrunでフォームに条件に合致する回答が送信されたら、Outlookで通知する

■概要

formrunで受け付けたフォーム回答の確認、特に重要なものだけを選別して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認は、対応の遅れや見落としにつながることもあります。

このワークフローを活用すれば、formrun APIを利用した開発を行うことなく、特定の条件に合致する回答が送信された際に自動でOutlookから通知を送信できます。これにより、重要な問い合わせやリードへの迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• formrunで受け付けた特定の回答に素早く気づき、対応速度を向上させたいと考えている方
• formrun APIなどを活用した通知の自動化を検討しているものの、開発リソースが不足している方
• フォームからの問い合わせ対応における、確認や共有の漏れを防ぎたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• formrunで条件に合致する回答があった際に自動で通知が届くため、手動での確認作業がなくなり、対応までの時間を短縮できます
• 担当者による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な問い合わせへの安定した対応体制を構築することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、formrunとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでformrunを選択し、「フォームに条件に合致する回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定の内容で通知メールを送信するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• formrunのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォームを選択し、特定の回答を検知するための条件を任意で設定してください
• Outlookのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に、formrunのフォームで受け付けた回答内容を変数として差し込むことも可能です

■注意事項

• formrun、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。