■概要
Outlookで受け取ったファイルを、都度手作業で別の形式に変換して送り返す作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、添付ファイルをCloudConvertで自動的に指定の拡張子へ変換し、OneDriveに保存するプロセスを自動化します。ファイル変換に関わる一連の作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したファイルの形式変換と再送付を手作業で行っている方
- CloudConvertを活用して、定型的なファイル変換業務を自動化したい方
- ファイル変換作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル変換、保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- CloudConvertでのファイル変換プロセスが自動処理されるため、手作業による変換ミスや送り間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとCloudConvertをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名などを整形します。
- 次に、オペレーションでCloudConvertを選択し、「ファイルをアップロード」「ファイルを変換」「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションを順に設定します。
- 続けて、CloudConvertの「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」アクションで、変換後のファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の格納場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールのフォルダや件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、受信したメールの情報（差出人や件名など）を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- データ変換機能の正規表現設定では、置換対象や置換後の文字列などを、実際の運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
- CloudConvertの各アクションでは、変換したいファイル形式（拡張子）などを任意で設定してください。
- 最後のOneDriveのファイルアップロードアクションでは、格納場所を自由に設定でき、前段のフローで取得したファイルをアップロードすることが可能です。
■注意事項
- CloudConvert、Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
