■概要
毎月の目標シート作成や定期レポートのPDF化、そしてBoxへの保存といった一連の作業を手作業で行い、手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelのデータを元にPDFを自動で生成し、Boxへ保存するまでを自動化します。これにより、作業忘れの防止や、毎月のルーティン業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した目標シートなどを定期的にPDF化している方
- Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 定型的な書類発行業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていたレポート作成やファイル保存の時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの作成忘れや保存場所の間違い、命名規則のミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを元にPDFファイルを発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象ファイルの保存場所やシート名、データ範囲などを指定します。また、特定の条件に合致するレコードのみを取得することも可能です。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、PDFの元となるテンプレートファイルや出力するPDFのファイル名、格納先のフォルダIDなどを指定できます。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成したPDFファイルを保存するフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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