ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、請求書を作成する

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、その内容を元に手作業で請求書を作成する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業での転記作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、Googleドキュメントで請求書を自動発行できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン経費精算・ワークフロー承認後の請求書作成を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求書発行にかかる時間を削減し、顧客対応などのコア業務に集中したい営業担当者の方
• 請求書発行業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務フローを標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると請求書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの転記ミスや請求書の発行漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した申請情報を元に請求書を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した請求書のテンプレートに対して、どの項目にどの情報を差し込むかを自由に設定できます。
• ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した申請内容をもとに、請求書の宛名や金額、品目などを指定の箇所に自動で反映させることが可能です。
• フローの途中に条件分岐の機能を追加し、「特定の申請種別の場合のみ実行する」といったように、ワークフローの実行条件を柔軟に設定することもできます。

■注意事項

• ‍‍ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。