Gmailで特定のラベルのメールが送信されたら、RD Station CRMでタスクを作成する

■概要

Gmailで受信した顧客からの重要なメールを、都度RD Station CRMで手動でタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、AIが内容を解析し、RD Station CRMに自動でタスクを作成します。RD Station CRMのAPI連携をノーコードで実現し、面倒なタスク登録作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとRD Station CRMを併用し、手動での情報転記に手間を感じている方
• RD Station CRMのAPIを活用して、顧客対応のプロセスを自動化したいと考えている方
• メールでの問い合わせ対応の抜け漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信を起点にRD Station CRMへのタスク作成が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業がなくなるため、タスクの作成漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとRD Station CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでRD Station CRMの「Create Task」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をマッピングしてタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• AI機能の設定では、Gmailで受信したメールの件名や本文から、タスクの内容として抽出したい情報を自由に指定できます。
• RD Station CRMのアクション設定では、前段で抽出した情報を引用し、タスクの件名や担当者、期日といった各項目に自由に設定することが可能です。

■注意事項

• RD Station CRM、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。