■概要
Zendeskで管理している顧客からの問い合わせ情報を、Smartsheetへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は、重要な情報を取り扱う一方で、入力ミスや対応漏れが発生しやすいという課題もあります。このワークフローは、ZendeskとSmartsheetの連携を自動化し、Zendeskに新しいチケットが作成された際に、自動でSmartsheetの指定したシートに行を追加します。これにより、手作業による情報転記の手間を省き、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとSmartsheetを併用し、問い合わせ内容を基にしたタスク管理を行っている方
- カスタマーサポートと開発・制作チーム間での情報連携をスムーズにしたいと考えている方
- 手作業による情報転記の工数や、ヒューマンエラーによる対応漏れを課題視している方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskにチケットが登録されると、即座にSmartsheetへ行が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます
- システムが情報を正確に転記するため、手作業による入力間違いや対応の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したチケットの情報を基に行が追加されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetの「行を追加」アクションで、情報を追加したいシートを任意で設定してください
- Smartsheetの各列に対して、Zendeskのトリガーから取得したチケット情報（件名、問い合わせ内容、IDなど）の中から、どの情報を追加するかを自由にマッピング設定してください
■注意事項
- ZendeskとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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