Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Zendeskにチケットを作成する

■概要

Smartsheetで管理しているタスクや問い合わせ情報をもとに、手作業でZendeskへチケットを作成していませんか？この反復作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに特定の条件を満たす行が追加されたタイミングを検知し、Zendeskへのチケット作成を自動化できます。ZendeskとSmartsheet間の手作業による連携をなくし、対応の迅速化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetの特定データを基にZendeskでチケット起票を行っている方
• ZendeskとSmartsheet間のデータ転記作業に時間と手間を感じている方
• 手作業による情報連携でのミスをなくし、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに行が追加されると自動でZendeskにチケットが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ZendeskとSmartsheet間の手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや起票漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をもとにチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、チケット作成のトリガーとしたい条件を任意で設定してください。例えば、Smartsheetの特定の列が「要対応」となった場合のみ、といった設定が可能です。
• Zendeskでチケットを作成するアクションでは、件名や本文にSmartsheetから取得したどの情報を反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項‍

• ZendeskとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ、分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。